‘Projecten krijgen duidelijke kaders met een doel en eindtijd, dat is prettig werken’

Emergis wil wendbaar zijn en kunnen anticiperen op de vele veranderingen in het werkveld en de wet- en regelgeving. Programmamanagement zorgt onder meer voor standaardisering van processen waardoor de slagkracht van de organisatie toeneemt.

“Ik voorzie dat we projectmatiger gaan werken,” vertelt Edwin van den Ende, “dan is het makkelijker als we allemaal dezelfde uitgangspunten hebben en de kaders van projecten zo eenvoudig mogelijk houden. Dat waren mijn belangrijkste redenen om aan de werkgroep toolbox en kennisontwikkeling deel te nemen. Ik ben best trots op wat we bereikt hebben.”

Niet zomaar toewijzen

Het was een leerzaam traject waarbij Edwin zich er ook sterk voor maakte dat projecten niet zomaar worden toegewezen. “Een project moet bij je passen, dat vergroot het succes en voorkomt dat mensen afhaken. Daarnaast vind ik het belangrijk dat ook teamleden de mogelijkheid krijgen om als projectleider op te treden. Dat maakt het werk uitdagender en biedt doorgroeimogelijkheden. Zo binden we mensen aan Emergis en dat is hard nodig in deze krappe arbeidsmarkt.”

Training projectleider

Naast zijn inbreng als projectmedewerker volgde Edwin de training tot projectleider. Hij zag dat als een mooie kans om ervaring op te doen in de nieuwe opzet. Aan deze training deden twaalf collega’s mee. Zij leerden aan de hand van duidelijke kaders om van een goed idee een werkbaar project te maken. Daarnaast kregen zij handvatten om opdrachten te beoordelen of ze wel geschikt zijn om als project op te pakken. “We kunnen tijdens een project ook tegengas geven, mits met goede redenen en in afstemming over de oplevering. Gerco Blok bevestigde dat op de tweede trainingsdag. Dat voelt goed.”

Samenwerken

Als onderdeel van de leerlijn die voor elke rol is geïmplementeerd volgen opdrachtgevers van projecten een workshop. Hierin leren zij hoe je kaders vaststelt en welke methodiek passend is bij een specifiek project. Uiteindelijk werken opdrachtgever en projectleider samen aan het resultaat. Edwin is er blij mee. “Je doet een project nooit meer in je eentje en iedereen werkt vanuit dezelfde uitgangspunten. Dat is heel prettig.”

Edwin: "Ik vind het belangrijk dat ook teamleden de mogelijkheid krijgen om als projectleider op te treden. Dat maakt het werk uitdagender en biedt doorgroeimogelijkheden.

Project Canvas

“Een prachtig hulpmiddel om een project op te zetten, is het zogenoemde Project Canvas”, vervolgt Edwin enthousiast. “Dat is een schema waar je informatie invult over onder andere de randvoorwaarden, de doelen, de afbakening, kwaliteit, tijd, geld, aanpak, risico’s en natuurlijk het resultaat. Er hoort een vragenlijst bij die je helpt om het schema in te vullen. Dit canvas verleidt je als het ware om gestructureerd te werken, met elkaar in gesprek te gaan en het proces te borgen. En je spreekt allemaal dezelfde taal.”

Ook in het team

Edwin is zo enthousiast over het canvas en de vragenlijst dat hij ze ook in zijn team gebruikt om een onderwerp gestructureerd op te pakken. “Het is een mooie manier om het onderwerp voor iedereen begrijpelijk te houden.”