Privacy- en cookieverklaring Emergis.nl

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 6 november 2024.

Stichting Emergis (hierna: Emergis) heeft een website (www.emergis.nl), In het kader van de dienstverlening die wij aanbieden verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat we daarmee doen.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

  • Onze doeleinden duidelijk vastleggenvoordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
  • Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
  • Expliciet toestemming vragenvoor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
  • Benodigde beveiligingsmaatregelen treffenom jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
  • Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacyverklaring.

Contact
Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier op de website invult, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres)
  • Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van jouw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 1 maand nadat wij voor het laatst contact met jou hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Klachtafhandeling
Wanneer je een klacht indient via klachtenfunctionaris@emergis.nl, of op een andere manier een klacht bij ons indient, verwerken wij deze klacht conform de wettelijke verplichtingen voor zorginstellingen (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres)
  • Inhoud van de klacht

De klachtenfunctionaris slaat deze gegevens op om jouw klacht zorgvuldig te behandelen en af te ronden. De klacht wordt, na bemiddeling of afhandeling, schriftelijk beëindigd. Vanaf dat moment bewaren wij deze gegevens voor een periode van vijf jaar waarna ze automatisch vernietigd worden.

MijnCliëntenportaal
Wanneer je toegang wilt krijgen tot jouw Quarant dossier via MijnCliëntenportaal, ga je in op ons aanbod om deze dienst aan je beschikbaar te stellen. Om dit mogelijk te maken, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

Als je bent uitgeschreven bij Emergis, kun je nog 30 dagen inloggen in MijnCliëntenportaal. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn.

Bezoek aan onze locaties
Wanneer je bij een van onze locaties op afspraak komt, dan registreren wij om de afspraak met jou na te komen de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Contactgegevens
  • Afspraakgegevens

Deze gegevens blijven in de agenda bewaard tot na de afspraak. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn.

Aanmelding als cliënt
Bij het aanmelden als cliënt bij Emergis verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw aanvraag te beoordelen en onze zorgverlening te kunnen starten (uitvoering van de overeenkomst). Deze gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en alleen gebruikt voor dit doel.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens indien dat van toepassing is in jouw situatie:

  • NAW-gegevens
  • Geboortedatum, -plaats en -land
  • BSN
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Gegevens betreffende uw burgerlijke staat
  • Gegevens betreffende uw leef- en woonsituatie
  • Medische gegevens
  • Gegevens over uw (zorg)verzekering
  • Financiële gegevens
  • Contactgegevens van ouders/voogden
  • Geboorteland van ouders
  • Naam, geboortedatum en geslacht kinderen
  • Naam, geboortdatum en geslacht van uw partner
  • Alle overige informatie die je met ons deelt

Deze persoonsgegevens verwerken wij totdat je afmeldt als cliënt bij Emergis. Sommige gegevens, zoals medische gegevens, bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Aanmelding voor een sociaal pension
Bij het aanvragen van een sociaal pension verzamelen en verwerken wij jouw persoonsgegevens om de aanvraag te beoordelen en een passend sociaal pension voor je te vinden (uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • NAW-gegevens
  • Geboortedatum,-plaats en -land
  • BSN
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Gegevens betreffende je leef- en woonsituatie
  • Medische gegevens
  • Gegevens over je (zorg)verzekering
  • Financiële gegevens
  • Informatie over uw opleidings- en werkverleden
  • Strafrechtelijke gegevens
  • Alle overige informatie die je met ons deelt

Wij bewaren deze persoonsgegevens zolang al wettelijk vereist is (bijvoorbeeld medische gegevens). Persoonsgegevens die niet onder een wettelijke bewaartermijn vallen, verwijderen wij zodra je niet langer bij ons in behandeling bent. Indien je niet wordt toegelaten tot het sociaal pension, dan verwijderen wij jouw persoonsgegevens.

Cameragebruik
Op sommige afdelingen registreren wij beeldmateriaal van jou via onze camerabewaking, omdat wij daar een gerechtvaardigd beveiligingsbelang bij hebben. Dit doen wij om de veiligheid van onze bezoekers en cliënten, onze medewerkers en om onze eigendommen te beschermen, het bieden van zorg, onderwijsdoeleinden en het monitoren van algemene ruimtes. Dit gebruik voldoet aan de vereisten van subsidiariteit en proportionaliteit, waarbij het doel altijd gerechtvaardigd en noodzakelijk moet zijn.

Wij hangen de camera’s op zichtbare plekken en de beelden worden beveiligd opgeslagen. De bewaartermijn varieert per toepassing:

  • Cameragebruik in separeer- of afzonderingsruimte: er is alleen sprake van monitoring van de beelden in dit geval. De beelden worden niet opgenomen.
  • Cameragebruik voor onderwijsdoeleinden: de camerabeelden worden verwijderd zodra het opleidingsdoel is behaald.
  • Cameragebruik voor toezicht in algemene ruimtes: de camerabeelden bewaren wij maximaal 4 weken, tenzij er een gerechtvaardigd belang bestaat om deze langer te bewaren.

ReCAPTCHA
Wij gebruiken reCAPTCHA om misbruik van ons contactformulier te voorkomen. Door aan te geven dat je geen robot bent, wordt gecontroleerd:

  • hoe snel het formulier wordt ingevuld
  • welke muisbewegingen er gemaakt worden tijdens het invullen;
  • het IP-adres van degene die het formulier invult.

Deze gegevens worden geanalyseerd door Google LLC. Hieruit maakt Google op of ze te maken hebben met een legitieme bezoeker of een bot. Een echte bezoeker hoeft dan alleen op een vinkje te klikken, waarmee diegene bevestigt geen robot te zijn. Vervolgens kan het bericht dan via het formulier naar de ontvanger worden verzonden. Voor meer informatie verwijzen wij je naar het privacybeleid van Google.

Dienstverlening ten aanzien van leveranciers
Wij kopen soms onze producten en diensten in bij verschillende leveranciers. In dat kader hebben wij verschillende gegevens nodig om de order af te handelen (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Bedrijfs- of handelsnaam
  • Zakelijk adres
  • Naam contactpersoon
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Financiële gegevens
  • Eventuele overige informatie die je met ons deelt

Wij bewaren deze gegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Werken bij Emergis
Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • NAW-gegevens
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Geslacht
  • Geboortedatum- en plaats
  • BSN
  • Burgerlijke staat en datum
  • Gegevens van een partner en/of noodcontactpersoon (optioneel)
  • Gegevens van uw kinderen (optioneel)
  • Financiële gegevens
  • Identiteitsbewijs
  • Diploma’s
  • Titelbepaling
  • Gegevens ten behoeve van de Belastingsdienst
  • VOG
  • BIG-registratie, AGB-code en/of registratie Stichting kwaliteitsregister Jeugd
  • Curriculum Vitae
  • Motivatiebrief
  • Pasfoto
  • opleidingsniveau
  • Salaris
  • Referenties
  • Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 4 weken nadat de functie is vervuld. Wanneer we jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam via Google, en jouw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met jou besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kun je dit bij ons aangeven op het moment dat je solliciteert.

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?
Emergis deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

  • Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
  • Wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
  • Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

  • IT-leveranciers en -dienstverleners
  • Hostingpartij
  • Hulpmiddelenleveranciers
  • Telecomleveranciers
  • Cookiedienstverleners
  • Betalingsdienstverleners en incassobureaus
  • Postorderbedrijven
  • Ledenverenigingen
  • Zorgverzekeraars
  • Zorgorganisaties
  • Overheidsdiensten (o.a. de Belastingdienst, gemeenten)
  • Vrijwilligers

De partijen die zelfstandig verantwoordelijk zijn:

  • Zorgverleners

In dat geval zorgen wij dat er passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

Deze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van Emergis. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites, die via een link op onze website bereikbaar zijn.

Social media buttons
Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke jou doorgeleiden naar de betreffende social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zul je advertenties tegenkomen op jouw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

Cookies
Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies:

  • Functionele cookies: deze cookies hebben een functionele rol binnen de website. De cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert.
  • Analytische cookies: deze cookies geven ons inzicht in hoe onze website wordt gebruikt. Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken.
  • Marketing cookies: deze cookies maken het mogelijk om jou gepersonaliseerde advertenties te laten zien (via onze advertentiepartners).

De cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van jou verzamelen:

  • Naam
  • Login informaatie
  • Schermweergave opties
  • IP-adres
  • Cookie-ID
  • Website- en klikgedrag
  • Referrer-URL
  • Gedrag binnen de applicatie

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken.

In- en uitschakelen van cookies
In jouw webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van jouw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies
De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van jouw browser. Hieronder vindt u per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe u cookies kan blokkeren of verwijderen.

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Welke privacyrechten heb je?

  • Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
  • Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
  • Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
  • Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.
  • Recht om jouw toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
  • Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van je rechten wilt uitoefenen, dan kun je dat schriftelijk kenbaar maken bij jouw laatste of huidige behandelaar.

Wijzigingen in de privacyverklaring
Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen
Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je een e-mail sturen naar gegevensbescherming@emergis.nl. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Stichting Emergis
Oostmolenweg 101
4481 PM Kloetinge

E-mailadres: gegevensbescherming@emergis.nl
Telefoon: 0113 26 70 00

KvK-nummer: 41115214

Printversie van deze paginaPrint